Полномочия, задачи и функции отдела административной работы Главного управления МЧС России по Новосибирской области

Полномочия, задачи и функции отдела административной работы Главного управления МЧС России по Новосибирской области

Отдел административной работы Главного управления МЧС России по Новосибирской области (далее - Отдел) является самостоятельным структурным подразделением Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Новосибирской области (далее - Главное управление) и создан с целью организации и ведения несекретного делопроизводства.

Отдел осуществляет свою деятельность по вопросам, входящим в его компетенцию, во взаимодействии с аппаратом полномочного представителя президента в Федеральном округе, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления, органами государственной власти субъекта Российской Федерации, общественными объединениями и организациями, а также со структурными подразделениями МЧС России, Главного управления.

 Основными задачами Отдела являются:

1. Организация, ведение и совершенствование в Главном управлении делопроизводства, архивного и иного хранения документов с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД).

2. Организация контроля за исполнением поручений в Главном управлении.

3. Организация текущего и перспективного планирования в Главном управлении совместно с управлением оперативного планирования, противодействия терроризму и обеспечения антитеррористической защищенности.

4. Организационное обеспечение деятельности комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности субъекта Российской Федерации совместно с управлением гражданской обороны и защиты населения, коллегии Главного управления, Общественного совета при Главном управлении (далее – совещательные координационные органы);

5. Организация работы архива Главного управления.

Отдел осуществляет следующие основные функции:

1. Организует разработку ежегодного плана основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах в субъекте Российской Федерации совместно с управлением оперативного планирования, противодействия терроризму и обеспечения антитеррористической защищенности.

2. Разрабатывает план основных мероприятий Главного управления.

3. Разрабатывает положение об Общественном совете при Главном управлении.

4. Разрабатывает проект приказа об организации внутренней деятельности в Главном управлении совместно с управлением оперативного планирования, противодействия терроризму и обеспечения антитеррористической защищенности.

5. Разрабатывает порядок приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни.

6. Осуществляет экспедиционную обработку поступающих и исходящих документов: прием, первичную обработку и отправку корреспонденции (почтовая связь).

7. Организует своевременное доведение документов до соответствующих структурных подразделений Главного управления.

8. Обеспечивает в установленном порядке формирование электронной базы данных СЭД путем внесения информации о документах в СЭД, сканирования и создания электронных образов документов.

9. Осуществляет регистрацию и учет прохождения входящих документов, с использованием СЭД, распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе).

10. Осуществляет представление поступающих документов на рассмотрение начальнику Главного управления, его заместителям в соответствии с распределением обязанностей и после получения соответствующего указания по исполнению (резолюции), передачу исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД.

11. Осуществляет обеспечение получения документов по системе межведомственного электронного документооборота и информационным системам общего пользования.

12. Осуществляет в установленном порядке регистрацию, оформление, рассылку и хранение распорядительных и внутренних документов Главного управления (протоколы, приказы по основной деятельности, распоряжения, докладные записки).

13. Осуществляет учет, регистрацию в СЭД и отправку по СЭД исходящих документов после проверки правильности их оформления, сканирование и прикрепление электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке.

14. Осуществляет контроль за ходом исполнения документов и поручений, который включает постановку поручений на контроль, реализацию проверочных мероприятий, применяемых в целях получения своевременной и достоверной информации о ходе исполнения поручений, учет, обобщение и анализ полученной информации, снятие поручений с контроля.

15. Обеспечивает использование хранящихся в архиве документов: организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений Главного управления, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования.

16. Обеспечивает защиту персональных данных, обрабатываемых в Отделе.

17. Осуществляет в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставление государственных услуг, отнесенных к компетенции МЧС России.